Un responsabile scuola iscrive al concorso la scuola e le classi e gestisce tutte le operazioni di partecipazione. E' il referente diretto con la Segreteria Organizzativa di Città Fiera. Generalmente questo ruolo spetta al preside oppure ad un insegnante della scuola stessa.
Un caricatore scontrini può solamente caricare gli scontrini dei negozi partecipanti al concorso, collegandosi a una o più classi precedentemente registrate a sistema dal responsabile. Generalmente è un insegnante o un genitore di un alunno.